Um problema comum na regularização fiscal de espólios é o acesso ao e-CAC da pessoa falecida. Muitas famílias não possuem senha gov.br, certificado digital ou qualquer forma de acesso ao CPF do falecido. E, mesmo que possuíssem, esse não seria o caminho mais adequado.
Segundo a Receita Federal, o acesso a serviços digitais de pessoa falecida deve ser feito por Procuração Digital, concedida pelo inventariante ou, em determinadas situações, pelos sucessores.
O ponto que costuma gerar confusão é a diferença entre “Autorização de Acesso” e “Procuração Digital”. Se o inventariante entra no e-CAC com o próprio gov.br e cria uma nova autorização, em regra estará autorizando alguém a acessar o CPF dele próprio, e não o CPF da pessoa falecida. Ou seja, será uma autorização do inventariante para o procurador, e não do espólio para o procurador.
No caso de pessoa falecida, deve-se gerar uma Solicitação de Procuração Digital específica, informando como outorgante o falecido e como outorgado o profissional que receberá o acesso. Essa solicitação deve ser assinada pelo representante da pessoa falecida, normalmente o inventariante, com assinatura eletrônica ou reconhecimento de firma.
Depois, é necessário abrir processo digital perante a Receita Federal, na área de procurações, anexando a solicitação assinada, certidão de óbito, documento do representante, formal de partilha, termo de inventariante ou outro documento que comprove a representação.
Com a procuração deferida, o procurador acessa o próprio e-CAC e altera o perfil de acesso para o CPF do falecido/espólio. A partir daí, é possível consultar declarações anteriores, recibos, pendências de malha, débitos, restituições e demais informações fiscais.
Esse acesso é fundamental para verificar se as declarações de espólio foram corretamente apresentadas. Enquanto o inventário não termina, são entregues declarações intermediárias. Após o trânsito em julgado da partilha, deve ser apresentada a Declaração Final de Espólio, que encerra a vida fiscal do falecido e transfere os bens aos herdeiros.
Um erro frequente é continuar transmitindo declarações anuais do espólio depois da partilha. Isso pode manter bens e rendimentos no CPF do falecido, gerar malha fiscal e causar inconsistências nas declarações dos herdeiros.
Por isso, antes de retificar pendências isoladas, é essencial reconstruir a sequência correta: obter acesso ao e-CAC, analisar as declarações já entregues, identificar a data da partilha, apresentar ou retificar a Declaração Final de Espólio e, depois, ajustar as declarações dos herdeiros.

Rafael Conrad Zaidowicz é contador e advogado, respectivamente, da Zaidowicz Contabilidade Empresarial Ltda. e da Zaidowicz Advogados.